요약
거절문은 거절의 의사를 표현하기 위한 문서이다.
내용
거절은 상대방의 요구나 요청을 받아들이지 않는 행위나 일련의 의사표시를 말한다.
거래처 및 고객의 제안이 회사의 기업 이념과 맞지 않는 경우, 회사에 큰 손해를 끼치거나, 이익을 주지 않는 경우 등 다른 요인에 의하여 상대 회사나 개인의 요구를 받아들이지 않는 것을 거절이라고 할 수 있다.

거절문은 이러한 거절의 의사를 표현하기 위해 작성하는 문서를 말한다.
거절문을 작성할 때에는 일반 서면과 공문에 따라 그 형식에 차이를 보이지만, 그 내용에 있어서는 크게 차이가 없다.

거절문에는 어떠한 이유에 의해서 거절을 하게 되었는지 정중한 태도로 작성하여 상대방에게 교부하여야 한다.
거절문을 작성할 때에는 예의를 지켜 작성하여야 하며, 거절의 의사만을 표시하기 보다 거절의 사유를 구체적으로 기재하는 것이 좋다.